5 Bước Đơn Giản Xuất Hóa Đơn Điện Tử Trên KiotViet [Nhanh Chóng]

Bạn đang tìm cách xuất hóa đơn điện tử trên KiotViet một cách nhanh chóng và đúng quy định? Bài viết này sẽ cung cấp hướng dẫn chi tiết 5 bước đơn giản để phát hành hóa đơn điện tử ngay trên phần mềm, giúp chủ shop tiết kiệm thời gian, tối ưu quy trình bán hàng và đảm bảo tuân thủ đầy đủ các yêu cầu của Cơ quan Thuế. Dù bạn là người mới bắt đầu, quy trình này cũng vô cùng dễ dàng thực hiện để tạo hóa đơn điện tử KiotViet đơn giản và chính xác nhất.

Tại sao phải xuất hóa đơn điện tử và lợi ích khi sử dụng ngay trên KiotViet?

Việc tích hợp xuất hóa đơn điện tử trên KiotViet không chỉ là tuân thủ pháp luật mà còn là giải pháp tối ưu hóa vận hành, giúp cửa hàng quản lý tập trung và giảm thiểu sai sót so với việc nhập liệu thủ công trên các phần mềm rời rạc.

Nghĩa vụ tuân thủ quy định của Cơ quan Thuế

Hiện nay, theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, việc chuyển đổi sang sử dụng hóa đơn điện tử là yêu cầu bắt buộc đối với hầu hết các doanh nghiệp và hộ kinh doanh. Đặc biệt, Cơ quan Thuế đang đẩy mạnh việc áp dụng hóa đơn điện tử khởi tạo từ máy tính tiền.

Việc nắm vững quy trình xuất hóa đơn điện tử KiotViet giúp các chủ kinh doanh tránh được các rủi ro pháp lý, đảm bảo việc kê khai thuế diễn ra minh bạch và đúng hạn. Tại Hoá đơn VNPT, chúng tôi luôn khuyến nghị khách hàng cập nhật sớm các quy định này để không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh.

Lợi ích vượt trội khi xuất hóa đơn điện tử tích hợp trên KiotViet

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng KiotViet tích hợp sẵn tính năng xuất hóa đơn mang lại nhiều lợi ích thiết thực:

• Tiết kiệm thời gian: Không cần nhập lại dữ liệu bán hàng sang phần mềm hóa đơn khác.
• Chính xác tuyệt đối: Dữ liệu từ đơn hàng được đồng bộ tự động, giảm thiểu sai sót khi nhập tay.
• Tiết kiệm chi phí: Giảm chi phí in ấn, lưu trữ hóa đơn giấy và chi phí nhân sự.
• Chuyên nghiệp hóa: Nâng cao trải nghiệm khách hàng với quy trình thanh toán và nhận hóa đơn điện tử tức thì.

5 Bước xuất hóa đơn điện tử trên KiotViet cho người mới bắt đầu

Dưới đây là hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử KiotViet chi tiết nhất, được chia thành 5 bước cụ thể giúp xuất hóa đơn điện tử kiotviet cho người mới trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết.

Bước 1: Kích hoạt và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

Trước tiên, để bắt đầu quy trình, bạn cần kích hoạt tính năng này trên gian hàng của mình.

1. Truy cập vào phần mềm quản lý bán hàng KiotViet trên trình duyệt web.
2. Đi tới mục Thiết lập (biểu tượng bánh răng) → Chọn Thiết lập cửa hàng → Hóa đơn điện tử.
3. Tại đây, bạn lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử. KiotViet hỗ trợ kết nối với nhiều đơn vị uy tín như KiotViet eInvoice (KV-EINVOICE), VNPT eInvoice, MISA meInvoice, Viettel SInvoice, hay FPT eInvoice.
4. Tiến hành đăng ký tài khoản hóa đơn điện tử bằng cách điền đầy đủ thông tin doanh nghiệp hoặc hộ kinh doanh.
5. Kiểm tra email để kích hoạt tài khoản và đăng nhập vào cổng quản lý để tạo mẫu hóa đơn riêng nếu cần thiết.

Lưu ý: Hóa đơn điện tử phải được kết nối và gửi dữ liệu đến Cơ quan Thuế theo lộ trình (ví dụ quy định bắt buộc từ 01/06/2025 đối với một số nhóm hộ kinh doanh có doanh thu lớn).

Bước 2: Thiết lập kết nối và phân quyền cho nhân viên

Sau khi đã có tài khoản từ nhà cung cấp, bạn cần thực hiện kết nối vào hệ thống KiotViet và phân quyền sử dụng.

1. Trong giao diện thiết lập, chọn nhà cung cấp bạn đã đăng ký (ví dụ: KV-EINVOICE hoặc VNPT eInvoice).
2. Nhập chính xác Mã số thuế, Tên đăng nhập và Mật khẩu do nhà cung cấp dịch vụ cấp.
3. Tải lên chữ ký số (nếu sử dụng USB Token hoặc chữ ký số từ xa) để đảm bảo tính pháp lý khi ký hóa đơn.
4. Phân quyền nhân viên: Vào mục Thiết lập → Quản lý người dùng. Tại tab Phân quyền, tìm đến nhóm quyền Giao dịch → Hóa đơn và tích chọn cho phép nhân viên thu ngân được quyền phát hành hóa đơn.

Bước 3: Phát hành hóa đơn tự động ngay khi bán hàng

Đây là bước quan trọng nhất trong các bước phát hành hóa đơn điện tử KiotViet, giúp việc xuất hóa đơn diễn ra song song với quá trình thanh toán.

1. Tại màn hình Thu ngân (hoặc máy tính tiền KiotViet), khi tạo đơn hàng cho khách, bạn sẽ thấy tùy chọn “Hóa đơn điện tử”.
2. Gạt nút bật tính năng này trước khi nhấn Thanh toán.
3. Ngay khi hoàn tất thanh toán, hệ thống sẽ tự động lấy dữ liệu đơn hàng, áp dụng chữ ký số và gửi dữ liệu sang nhà cung cấp để phát hành hóa đơn điện tử ngay lập tức.
4. Khi thành công, bạn có thể in phiếu có mã QR để khách hàng quét và tra cứu hóa đơn điện tử, hoặc hệ thống sẽ tự động gửi email/tin nhắn cho khách (nếu đã thiết lập).

Bước 4: Hướng dẫn xuất hóa đơn điện tử hàng loạt

Trong trường hợp bạn bán hàng nhanh và muốn xuất hóa đơn sau, hoặc cần xử lý nhiều đơn cùng lúc, hãy làm theo cách sau:

1. Truy cập vào menu Quản lý → Giao dịch → Hóa đơn.
2. Sử dụng bộ lọc để tìm các hóa đơn bán hàng chưa được phát hành hóa đơn điện tử.
3. Tích chọn vào các ô vuông trước mã hóa đơn muốn xuất.
4. Nhấn vào nút Thao tác (hoặc biểu tượng 3 dấu chấm) → chọn Phát hành hóa đơn điện tử.
5. Hệ thống sẽ xử lý hàng loạt và trả về kết quả (Thành công/Lỗi). Bạn có thể xem chi tiết lỗi (nếu có) để chỉnh sửa và phát hành lại.

Bước 5: Tra cứu, gửi lại và quản lý hóa đơn đã phát hành

Việc quản lý hóa đơn điện tử sau khi phát hành là rất cần thiết để hỗ trợ khách hàng và phục vụ lập tờ khai thuế.

1. Vào chi tiết hóa đơn trong mục Quản lý.
2. Chọn tab Hóa đơn điện tử (hoặc nút Xem hóa đơn điện tử).
3. Tại đây, bạn có thể mở bản thể hiện (.PDF), tải về file XML, hoặc lấy mã tra cứu để gửi lại cho khách hàng.
4. Mã tra cứu này giúp khách hàng truy cập vào trang portal của nhà cung cấp (ví dụ trang tra cứu của VNPT eInvoice) để tải hóa đơn về lưu trữ.

Những lưu ý quan trọng cần nắm khi sử dụng hóa đơn điện tử KiotViet

Để quá trình xuất hóa đơn điện tử trên KiotViet diễn ra suôn sẻ, Hoá đơn VNPT lưu ý bạn một số điểm quan trọng sau:

Điều kiện bắt buộc để có thể phát hành hóa đơn điện tử

• Tài khoản hoạt động: Tài khoản HĐĐT của bạn phải đang ở trạng thái hoạt động và đã được Cơ quan Thuế chấp nhận tờ khai đăng ký sử dụng (Mẫu 01/ĐKTĐ-ĐK).
• Chữ ký số: Chữ ký số phải còn hạn sử dụng và đã được cắm vào máy tính (nếu dùng Token) hoặc đã kết nối API (nếu dùng chữ ký số từ xa – HSM).
• Quyền hạn: Nhân viên thực hiện thao tác phải được cấp quyền “Phát hành hóa đơn điện tử” trong hệ thống KiotViet.

Phân biệt giữa xuất hóa đơn từ phần mềm và từ máy tính tiền KiotViet

• Xuất từ phần mềm (Web/App quản lý): Thường dùng cho bộ phận kế toán, có thể xem lại, chỉnh sửa thông tin kỹ lưỡng trước khi ký phát hành.
• Xuất hóa đơn điện tử từ máy tính tiền KiotViet: Đây là hình thức xuất nhanh, dành cho thu ngân tại quầy. Hóa đơn được cấp mã của Cơ quan Thuế ngay lập tức hoặc cuối ngày tùy theo hình thức đăng ký. Xuất hóa đơn điện tử trên app KiotViet (POS) giúp giảm ách tắc tại quầy thanh toán giờ cao điểm.

Cách xử lý khi hóa đơn điện tử có sai sót

Nếu phát hiện hóa đơn đã lập có sai sót, bạn cần thực hiện đúng quy trình xử lý sai sót hóa đơn theo Nghị định 123:

1. Nếu chưa gửi cho khách: Hủy hóa đơn đã lập và lập hóa đơn mới.
2. Nếu đã gửi cho khách: Tùy vào loại sai sót (tên, địa chỉ hay số tiền, thuế suất) mà thực hiện thông báo sai sót tới Cơ quan Thuế (Mẫu 04/SS-HDDT) và lập hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế tương ứng trên phần mềm KiotViet.

Giải đáp các câu hỏi thường gặp (FAQs)

Dưới đây là giải đáp cho những thắc mắc thường gặp khi khách hàng tìm hiểu làm thế nào để xuất hóa đơn điện tử trên KiotViet.

KiotViet có hỗ trợ kết nối với các nhà cung cấp khác như MISA, VNPT, Viettel không?

Có. KiotViet là nền tảng mở, cho phép kết nối với hầu hết các nhà cung cấp hóa đơn điện tử lớn trên thị trường như VNPT eInvoice, MISA meInvoice, Viettel SInvoice, FPT eInvoice, SoftDreams, v.v. Bạn hoàn toàn có thể sử dụng phần mềm KiotViet và hạ tầng hóa đơn của nhà mạng khác.

Sử dụng giải pháp KiotViet eInvoice có thực sự miễn phí?

Phần mềm KiotViet thường miễn phí phí tích hợp (kết nối). Tuy nhiên, để phát hành hóa đơn, bạn cần mua các gói hóa đơn (số lượng số hóa đơn) từ nhà cung cấp (ví dụ mua gói 500 số, 1000 số của KiotViet eInvoice hoặc các bên khác). Chi phí này phụ thuộc vào bảng giá của từng nhà cung cấp.

Làm thế nào để khách hàng tự tra cứu hóa đơn?

Trên mỗi tờ hóa đơn điện tử (bản thể hiện/bản in nhiệt) đều có mã tra cứu và đường link trang tra cứu. Khách hàng chỉ cần truy cập đường link, nhập mã tra cứu là có thể xem và tải hóa đơn về. Ngoài ra, việc quét mã QR trên hóa đơn cũng là cách nhanh nhất để truy xuất thông tin.

Việc xuất hóa đơn điện tử trên KiotViet đã được đơn giản hóa tối đa chỉ trong 5 bước, tích hợp trực tiếp vào quy trình bán hàng hàng ngày. Giải pháp này không chỉ giúp các chủ shop tuân thủ đúng pháp luật mà còn mang lại hiệu quả vượt trội trong việc quản lý, tiết kiệm chi phí và nâng cao tính chuyên nghiệp trong mắt khách hàng. Bắt đầu áp dụng ngay hôm nay để hiện đại hóa công việc kinh doanh của bạn.

Trải nghiệm ngay tính năng hóa đơn điện tử tiện lợi và nhận tư vấn chuyên sâu từ chúng tôi!

Hoá đơn VNPT – Đơn vị cung cấp chữ ký số/hoá đơn điện tử uy tín tại Việt Nam

• Hotline tư vấn: 0852.888.108
• Website: https://hoadonvnpt.com